Privacybeleid voor geïnteresseerden, klanten en gemachtigd gebruikers

volgende de regels rond GDPR art 13 (verplichting tot het informeren van het verzamelen van persoonlijke data), art 14 (verplichting tot het informeren indien data van de betrokkene is verzameld) en art 21 (verplichting tot informeren).

Bedankt voor de interesse die je toont in ons bedrijf en in onze diensten. De beveiling van persoonlijke data is belangrijk voor ons. Ook wij zijn onderhevig aan de regels opgelegd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Belgische Privacy wetgeving. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om te kunnen voldoen aan deze nieuwe regelgeving. Wij beschrijven hieronder hoe we jouw gegevens als geïnteresseerde, klant of gemachtigd gebruiker verzamelen, gebruiken, verwerken en delen.

Bij het gebruik van "cambio", "we", "ons" en "onze" bedoelen we de cambio organisatie met wie je een verbintenis bent aangegaan. Deze organisatie is verantwoordelijk voor jouw persoonlijke data ("data verantwoordelijke").

Persoonlijke data per categorie

- Persoonsdata (bv. naam, voornaam, geboortedatum, adres, kopie id-kaart)
- Communicatie data (bv. telefoonnummers, e-mailadres)
- Opname van telefoongesprekken met de reservatiecentrale en klantendienst
- Bank data (rekeninghouder, domiciliëring en Iban)
- Rijbewijs data
- Contract data en geschiedenis
- Facturatie data (bv. facturen, kredietnota)
- Reservatie data (bv. duur van een rit, aantal gereden kilometers)
- Informatie indien wordt afgeweken van de algemene voorwaarden
- Data rond ongevallen en proces-verbalen
- Betalingsdata

Herkomst van de data

- Wij ontvangen persoonlijke, communicatie-, bank- en rijbewijs gegevens van jou
- Wij ontvangen domiciliëringsgegevens van je bank
- Alle contractgegevens worden herleid uit je tariefkeuze, de geaccepteerde algemene voorwaarden en de beschikbare opties (roaming/externe reservaties/voertuigkeuze)
- Reservatiegegevens en facturen ontstaan gedurende je contractuele verbintenis met ons, door het maken van ritten en het gebruik van onze wagens
- Bij roaming wordt data beschikbaar gesteld door aan ons verbonden carsharing organisaties en dit voor facturatiedoeleinden

Bewaartermijn van de data

Wij verwerken en bewaren je persoonlijke data in zoverre dat nodig is gedurende de duur van de contractuele verbintenis, dit houdt oa de start en het eindigen van je contract in.

We zijn onderhevig aan een aantal documentatie- en bewaarverplichtingen, o a van de Wetboek van Koophandel (W.Kh.) en de Belastingswetgeving. De bewaar- en documentatietermijnen variëren van 2 tot 10 jaar.

Doel van de dataverwerking

De persoonlijke data dat door ons wordt verwerkt, is noodzakelijk voor de initiële kennismaking, de voorbereiding en het finaliseren van je contract. Wij kunnen dit contract enkel opmaken indien je ons voorziet van de benodigde gegevens en toestaat om deze te verwerken en indien nodig door te geven aan bevoegde instanties (bv. politie bij vluchtmisbruik).

Doel: voor het opmaken van een contract
Verwerking van data is nodig om een contract op te stellen waarbij je de vragende partij bent of om de nodige stappen te kunnen ondernemen op vraag van jou info te geven.

Grond van de verwerking: GDPR art. 6 Par. 1b

Doel: de beveiliging van de rechtmatige belangen van de dataverantwoordelijke
Dataverwerking is noodzakelijk voor de correcte afhandeling van ongeval of schade aan wagens.

Grond van de verwerking: GDPR art. 6 Par. 1f in het kader van de rechtmatige belangen van de dataverantwoordelijke of van een derde partij. Dit wordt verworpen indien de fundamentele rechten en vrijheid van de persoon in kwestie primeren op de rechten op persoonsbescherming.

Doel: volbrenging van wettelijke verplichtingen
In geval van een ongeval of van inbreuk op de wegcode, zijn wij, als eigenaar van de wagens, verplicht om data te delen met de relevante autoriteiten.

Grond van verwerking: GDPR art. 6 Par. 1c voor de volbrenging van wettelijke verplichtingen (§ 21 burgelijke aansprakelijkheid) waaraan de verantwoordelijke partij onderworpen is.

Verwerking op basis van inhoud

Wij gebruiken je e-mailadres om je informatie door te sturen over onze auto's, standplaatsen, reservaties en werking van ons systeem, indien je je daarvoor akkoord hebt verklaard.

Grond van verwerking: GDPR art. 6 Par. 1a gebaseerd op de goedkeuring van de betrokkene

Verdere verwerking

Persoonlijke data wordt op geen andere manier verwerkt.

Categorieën van dataontvangers

Dataverwerking en reservaties via cambio
De data die nodig is voor onze dienstverlening wordt verwerkt en bijgehouden in jouw naam door cambio Vlaanderen/Brussel/Wallonië en cambio Belgium (Klantenrelatie en website) en Taxistop vzw & VAB (Reservatiedienst). Het is daarom noodzakelijk om de gegevens door te geven aan deze organisaties. Databescherming wordt gegarandeerd door de onderlinge dataverwerkingsovereenkomsten met deze organisaties (art. 28 GDPR).

Datauitwisseling voor externe reservaties - cambio Vlaanderen/Brussel/Wallonië en cambio Duitsland
Als je een auto reserveert uit een andere regio of van cambio Duitsland geven we de naam van onze organisatie, je klantnummer en je naam door aan de organisatie waar je een auto hebt gereserveerd. Je data wordt daar dan opgeslaan bij de reservatie, de ritgegevens en in de factuur naar ons. Bij inbreuk op de wegcode, bij een ongeval, schade of boetes, wordt je data doorgegeven aan de schadebeheerder van de organisatie waar je een auto hebt gebruikt.

Datauitwisseling van gemachtigde gebruikers ingeschreven onder een klantencontract
Als je onze auto's gebruikt als een gemachtigd gebruiker, ingeschreven bij een klantencontract, wordt de factuur verstuurd naar de klant. Om te kunnen factureren moeten wij je data (naam en ritgegevens - datum van de reservatie, gereden kilometers, geannuleerde tijd en eventuele notities) doorgeven aan de klant.

Andere datauitwisseling
Bij ongeval wordt je persoonlijke data (naam, adres, contactgegevens) uitgewisseld met onze advocaten en die van de tegenpartij en/of de betrokken verzekeringsmaatschappijen.

Jouw recht

Je hebt volgens art. 15 GDPR het recht om geïnformeerd te zijn, geïnformeerd te worden volgens art. 16 GDPR, het recht om verwijderd te worden volgens art. 17 GDPR, het recht op beperking van dataverwerking volgens art. 18 GDPR en het recht op datatransfer volgens art. 20 GDPR. Daarenboven heb je het recht op verzet via een procedure bij de privacy commissie.

Recht op verzet

Je hebt het recht op verzet op het verwerken van persoonlijke data bij cambio volgens art. 21 GDPR.
In dat geval is het gebruik van de cambio-wagens niet meer mogelijk.

Wil je gebruik maken van dit recht, neem dan contact met ons op:
Data Protection Officer:
Emily Muhr
K.M.Hendrikaplein 65B
9000 Gent
09/242.32.37
belgium@cambio.be

Recht op beroep bij toezichthoudende instantie

Bij fundamentele zorgen of klachten over de verwerking van je persoonlijke data kan je steeds terecht bij de toezichthoudende instanties (https://www.privacycommission.be/nl).

Verplichting tot informatieverstrekking en de gevolgen bij niet-verstrekking

Je bent verplicht om ons die data door te geven die nodig zijn om onze contractuele verplichting te kunnen uitvoeren, of die waarvan we juridisch verplicht zijn om te hebben. Zonder deze data kunnen we elk ondertekening van het contract weigeren, de uitvoering van de contractuele verplichting niet nagaan en een bestaand contract stopzetten.

Automatische besluitvorming bij individuen (incl. profiling)

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde processen of besluitvorming, incl. profiling, voor het maken van een beslissing binnen onze contractuele verplichting (art 22 GDPR).

Beveiliging

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen in acht genomen om alle data in ons beheer te beveiligen. Als je geregistreerd bent als een geïnteresseerde, klant of gemachtigd gebruiker wordt er een beveiligde connectie (SSL encrypted) geopend. De doorgegeven data is beschermd voor invloeden/toegang van buitenaf door niet-geautoriseerde personen door een heleboel firewalls.

E-mails

Hou er rekening mee dat inhoud dat je ons stuurt via mail niet encrypted is. Daarom is het gebruik van dat medium voor het versturen van gevoelige data niet aangeraden en kan de beveiling van dat medium niet worden gegarandeerd. Berichten die je ons verstuurd via het berichtensysteem in Mycambio zijn dan weer wel correct beveiligd.